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Akkreditierungssystem der Rollstuhlbasketball Weltmeisterschaft 2018


Reibungslose Akkreditierung bei der Rollstuhlbasketball WM in Hamburg – YouCard sponsert professionelle Komplettlösung

Dieses Jahr fand die spektakuläre Rollstuhlbasketball-Weltmeisterschaft in der Wilhelmsburger Inselpark Arena statt. In 96 packenden Partien der 16 Männer- und 12 Frauenmannschaften, durften sich am Ende die Niederlande (Frauen) und Großbritannien (Herren) als Weltmeister feiern. Das sportliche Highlight aus deutscher Sicht war der Erfolg des Frauenteams, welches in einem packenden kleinen Finale die Bronze Medaille erringen konnte!

Nicht nur die paralympischen Spitzenleistungen der Sportlerinnen und Sportler bereiteten den Zuschauern ausreichend Anlass zur Freude: Das erfolgreiche Großevent leistete einen großen Beitrag zur Förderung der Akzeptanz von Behindertensport und bot mit der gelungenen barrierefreien Umsetzung, sowie zahlreicher inklusiver Programmpunkte abseits des Courts, ein unvergessliches Erlebnis für alle Beteiligten.

Die WM 2018 Rollstuhlbasketball gGmbH konnte sich während der gesamten Umsetzung auf zahlreiche Volunteers und Sponsoren stützen, die zum großen Erfolg der Veranstaltung beitrugen.

Wichtiger Schlüssel zum Erfolg der Veranstaltung war eine stressfreie und sichere Lösung im Bereich des Besuchermanagements bzw. der Akkreditierung. Dementsprechend hoch war die Priorität der Verantwortlichen der WM 2018 Rollstuhlbasketball gGmbH eine Lösung zu finden, die mehrere Herausforderungen professionell und zuverlässig bewältigen sollte:

Man benötigte ein System, welches eine flexible und schnelle Vor-Ort-Ausgabe von Akkreditierungsausweisen ermöglichte. Im Bereich der Einlasskontrolle und Ausweisausgabe galt es lange Warteschlangen zu vermeiden. Gleichzeitig sollte das Drucksystem möglichst intuitiv zu bedienen sein, da die Ausgabe der Zugangskarten von ehrenamtlichen Mitarbeitern, ohne die Möglichkeit einer technischen Vorab-Schulung, durchgeführt werden sollte. Um den Sicherheitsbeauftragten an den Einlasspunkten eine mühelose Sichtverifizierung zu ermöglichen, sollten die Sichtausweise der Akkreditierung im gut einsehbaren XL-Format erstellt werden. Zudem war entsprechendes Ausweis-Zubehör in Form von Lanyards gewünscht, um die Ausweise direkt einsehbar und angenehm am Körper tragen zu können.

Auf der Suche nach einem passenden Akkreditierungspartner, stützte man sich seitens der WM 2018 Rollstuhlbasketball gGmbH auf die Kenntnisse einer Mitarbeiterin, die bereits Erfahrungen mit Akkreditierungsystemen auf diversen Sportveranstaltungen sammeln konnte. Dadurch, dass sich YouCard bereits als Lösungsanbieter für Akkreditierungen im Rahmen der Paralympics in Rio präsentierte und seit langer Zeit Ticketing-Partner des Rollstuhlbasketball Vereins RSV Lahn Dill war, wurde die Entscheidung schnell gefunden.

YouCard war es als RSV-Partner ein besonderes Anliegen, die Rollstuhlbasketball WM im eigenen Land mit einem Sponsoring unterstützen und so zu einem professionellen Ablauf der Veranstaltung beizutragen.

„Wir haben uns sehr gefreut, dass YouCard die Rollstuhl-Basketball Weltmeisterschaft 2018 als größtes Behindertensport Event begleiten wollte.

Dabei wollen wir nicht in Vergessenheit geraten lassen, dass die YouCard Mitarbeiter und Geschäftsführung sich zudem persönlich sehr in das Engagement um die WM eingebracht haben.“


Als Akkreditierungs-Experte für Sportveranstaltungen, stellte YouCard eine Komplettlösung zusammen, die genau auf die Anforderungen der Weltmeisterschaft zugeschnitten war:

Insgesamt wurden knapp 3000 Plastikkarten im Sonderformat von 140 x 90 mm im hochwertigen Offsetdruckverfahren vorproduziert:

Zur Vor-Ort-Personalisierung entschied man sich für den Einsatz von 3 SCC-4000D Großformat-Kartendruckern des Herstellers SwiftColor. Der Akkreditierungsdrucker überzeugt durch unvergleichbare Druckgeschwindigkeit im Ausweis-Sonderformat – somit konnte kurzfristig und flexibel auf den Bedarf an Ausweisen reagiert werden. Die Tintenstrahltechnologie der Drucker sorgte dank 1.200 dpi Druckauflösung für hochwertige Personalisierungsergebnisse. Als Kartengestaltungssoftware wurde die CardPresso XXL mit Möglichkeit der Datenbankanbindung an eine Access-Tabelle verwendet.

Die Basis für einen flüssigen Ablauf der Akkreditierung während der Veranstaltung, wurde durch zielgerichtete Vorarbeit geleistet. Grundlegend war die Erstellung einer strukturierten Access-Tabelle, welche die Personalisierungsdaten der Volontäre, Pressebeteiligten, Spieler und weiteren Funktionäre enthielt. YouCard sendete alle Komponenten des Drucksystems, wie Kartendrucker und Verbrauchsmaterialien, im Vorfeld der Veranstaltung nach Hamburg. So konnte in etwa die Hälfte der Akkreditierungsausweise stressfrei personalisiert und fertiggestellt werden. Dies sparte wertvolle Ressourcen ein und trug maßgeblich zur schnellen Ausgabe der Ausweise bei. Die Zugangskarten wurden dafür von Volontären der WM 2018 Rollstuhlbasketball gGmbH personalisiert und ausgegeben. Hierbei waren täglich 4 Personen in 2 Schichten im Einsatz.

Die Akkreditierungsphase lief zur vollen Zufriedenheit der WM 2018 Rollstuhlbasketball gGmbH ab. Das Ziel, kurze Wartezeiten an den Ausgabestellen zu realisieren, konnte erreicht werden. Das System war leicht zu handhaben und konnte von der Vielzahl an freiwilligen Helfern problemlos bedient werden. Kleinere Probleme die auftraten, konnten durch einen YouCard Techniker, der während der gesamten WM vor Ort war direkt behoben werden. Dazu gehörte beispielsweise eine Reinigung des Karteneinzugs.

Die Rundumbetreuung, vor und während der Veranstaltung, stieß insgesamt auf äußerste Zufriedenheit.

Während der Vorproduktion begleitete YouCard die Verantwortlichen per Telefon und TeamViewer und unterstütze die ehrenamtlichen Helfer bei allen Fragen zum Drucker-Setup sowie dem anschließenden Druck der Ausweise.

YouCard blickt mit Stolz auf das Sponsoring der Rollstuhlbasketball Weltmeisterschaft zurück. Das Projekt war geprägt durch eine angenehme, unkomplizierte und professionelle Zusammenarbeit und Kommunikation mit der WM 2018 gGmbH.

„Unsere Erwartungen wurden mehr als erfüllt. Durch guten persönlichen Kontakt

fühlten wir uns immer gut beraten und betreut.

Wir können YouCard nur weiterempfehlen.“


Die Akkreditierungslösung, die zur Verfügung gestellte Manpower sowie das eingebrachte Knowhow seitens YouCard fanden großen Anklang bei den Verantwortlichen der Rollstuhlbasketball Weltmeisterschaft 2018 gGmbH.

Man sah sich mit Produkt, Service und Support allseits bestens betreut.

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